Réunion du 11/08/06
Ordre du jour : Réunion par commission puis bilan des commissions (déroulement du week-end, repas / boissons, budget global, état des pré ventes et du nombre d’invités, film et compilation) ensuite questions inter commissions.
Présents : Julia, Tibotibo, Fabien, Sam, Marco, Joute (Jonathan), Mathieu, Yoann, Virginie, Audrey, Thibault, Greg, Julien (Momo), M-Rik
Absents : Vincent, Thibault G., Florian, Bernadette et Christian, Master, Nathan, Lenny, Gillou, Quentin, Arnaud, Edouard, David, Vico et Thomas Q.
 Prochaine réunion : 23 août 2006 à Aucquemesnil à 21h30.
1/- Commission Animation / Musique : déroulement du week-end, programmation, activités...
1° Vendredi :
• 14 h -18 h : balances. Le matériel sera installé le jeudi.
• 20 h 30 : Début des concerts par Too Full Can (rock dieppois)
• 22 h 30 : Landscape of (rock rouennais)
• 00 h 30 : Le temps d’un café (nouvelle scène française des Yvelines)
• 02 h 00 : Kina (rock cuivré rouennais – chanson française)
• Après ce concert, free music.
Il y a une demi heure de battement entre chaque concert. Pendant ce battement, les groupes s’installent et le public va être sensibilisé à une découverte du ska.
2° Samedi :
• La journée sera ponctuée de diverses activités comme une fanfare itinérante, du sport (foot, ping-pong, badminton, pétanque), plage (faire penser aux maillots de bain...), tournois de poker, concours de caps (plutôt le soir), master classe, course de sacs de patates. Un circuit touristique pourrait être organisé aussi afin que les festivaliers qui ne sont pas normands puissent découvrir un coin de Normandie.
• Des stands seront installés : produits régionaux (calva, neufchâtel, cidre), T-shirts pour les festivaliers à vendre + produits dérivés des groupes (CD’s, etc.), biocarburants, produits recyclés.
• 14 h – 18 h : balances. La salle de la scène sera fermée au public pendant les balances.
• aux environs de 18 h 00 : fanfare itinérante dans Aucquemesnil.
• 20 h 00 : Début des concerts par la Compagnie Ramdam (Chanson française d’Amiens)
• 22 h 00 : Spirit Of Vodska (ska and Co dieppois)
• 00 h 00 : Dany Jam (Ska reggae d’Amiens)
• 02 h 00 : Groupe Surprise
• Après ce concert, Dj Xav nous fait un Sound System rouennais.
Chaque soir, après la musique libre et le Sound System, des buffs seront possibles.
Les personnes qui ont des idées ou qui sont concernées par les stands et activités se ramènent avec le matériel et les équipes de staff qu’il leur faut.
3° Budget :
Vu à la hausse : 700 € avec environ 150 € qui pourront s’ôter.
4° Mission :
Préparer un organigramme du déroulement définitif. Définir le nombre de personne nécessaire pour assurer les activités, la gestion des groupes, les installations, etc.
II/- Commission Boisson / Alimentation :
1° Alimentation :
• 3 repas sont prévus : vendredi soir, samedi midi et samedi soir. Soit 800 repas. Le dimanche matin, ce sera petit déjeuner.
• Salades surgelées. Choisir 2 salades différentes parmi les 3 suivantes : taboulé, piémontaise ou de riz.
• Barbecue : 800 repas avec 3 saucisses/merguez par repas par personne.
2° Boisson :
• Punch, Sangria et bière
3° Budget :
Vu à la hausse : 1900 € voir 2000 € (dont 700 € qui contiennent le pain, les sauces, les softs...).
Budget boisson : 234 € (punch), 114 € (sangria) et 540 € ou 630 € (bières)
Budget barbecue : 400 € + 60 €
4° Mission :
Prévoir l’organisation du bar et buffet ainsi que les ustensiles et définir le nombre de personnes qu’il faudra (les équipes et les roulements).
III/- Commission Communication :
1° Actions :
• T-Shirts : Pour le staff, les t-shirts en noir au dos sera affiché “Patastaff” + le logo en haut à droite devant. Pour les festivaliers, il y aura la date dessus dans le logo. Il y en a 15 hommes et 15 femmes.
• Affiches : dans le festival. Pas de vente possible pendant le festi.
• Banderole : 5 personnages et le nom du festival en grand. Simple, pas trop de détails.
• Film : 3 caméra seront nécessaires. Une filmera en continu les groupes, sera placée devant la scène. Une autre filmera en déplacement (dans toutes les salles). Et une webcam filmera le public qui sera devant les groupes. Un montage sera fait ensuite. Un film sera réalisé avec des interviews du public et des groupes.
• Photos : Quatre appareils minimum sont recherchés (un est trouvé). Il y aura un photographe à la scène, un au bar / barbecue, un dehors et un à l’entrée. A l’entrée, il est prévu de photographier chaque personne avec une petite mise en scène (draps avec damiers, noir et blanc et prise en photo du festivalier qui tient une ardoise avec son numéro d’arrivée). Il est prévu de récolter à ce moment les adresses mail ou les numéros de téléphone.
2° Budget :
Vu à la hausse : 280 €
Budget T-shirts : 150 €.
Prix de vente prévu des T-Shirts : 6 € l’un (soit 6*30=180€).
3° Mission :
Mise à jour du site. Obtenir les promos des groupes (affiches, ventes). Trouver une deuxième caméra numérique. Trouver trois autres appareils photos.
IV/- Commission Hygiène / Sécurité :
1° Actions :
• Sécurité : des agents de sécurité (2 équipes de 6/7) s’occuperont du parking / camping, de l’entrée, de la salle. Il y aura des rondes de surveillance. Un conducteur par soir sera désignée pour ne pas boire : Mathieu s’est proposé pour le vendredi soir.
• Chiottes : des chiottes ont été installés sur place ce qui évite la location de chiottes chimiques.
• Animation Sida avec capotes et spots de 20 secondes (rétroprojecteur) et des affiches.
• Prévention alcool : des alcotests seront distribués et des affiches.
• Ils assurent le fléchage du site
2° Budget :
70 €
3° Mission :
Définir les équipes pour la sécurité, l’hygiène et les stands.
V/- Budget global :
• Dépenses : 2950 €
• Préventes vendues : 16 donc 160 € (2 Marco, 2 Tibo, 4 Tibotibo, 3 ?)
• Ventes prévues sûres : 8 personnes (3 Audrey L. et 15 commission communication)
• Participation orga : 26 * 10€ = 260 €
